Általában minden email marketing és hírlevélküldő alkalmazásban találunk sablonokat, amelyek alapját képezhetik a küldendő leveleinknek. Vannak olyan alkalmazások, ahol gyönyörű és tetszetős hírlevél sablonok találhatóak, de csak akkor férünk hozzá, és akkor használhatjuk, ha fizetős, vagy nem alap csomagunk van.
Némely szolgáltató biztosítja, hogy lehessen importálni sablonokat. Ez akkor hasznos, ha egy külsős céggel megterveztetjük a hírlevél kinézetét, és a saját ízlésünkre szabtuk, és ezeket szeretnénk a felhasználóinknak küldeni. Amennyiben van import lehetőségünk, de nem szeretnénk senkit sem megbízni, mi magunk is megtervezhetjük a sablonjainkat. Ilyen lehetőséget kínál a Canva hírlevél gyűjteménye, melyet itt találhatunk.
Elég egyszer elkészítenünk a hírlevél kinézetét, tehát beillesztjük a logót, alul a láblécben beállítjuk a cég adatait, közösségi média eléréseket, és ezt az állapotot, el is menthetjük sablonként. Amennyiben nincs ilyen lehetőségünk, akkor készítsük el az aktuális hírlevelet, melyet kiküldünk.
Legközelebb amikor hírlevelet szeretnénk küldeni, akkor a kiküldött listában láthatjuk az utolsó általunk szerkesztett levelet. Kijelöljük, és duplikáljuk, majd ezt a duplikált verziót kezdjük el szerkeszteni, hozzáadjuk az aktuális tartalmat, és máris időt spóroltunk magunknak!
Amikor első alkalommal használunk egy sablont, akkor mindenképpen küldjünk egy ellenőrző teszt levelet, hogy ellenőrizzük annak megjelenését mind asztali gépen és mobilon. Általában a külső alkalmazásokban van előnézeti mód, de a tapasztalataim azt mutatják, hogy a hírlevél hibáit a kiküldött teszt verzióban vesszük észre, az előnézeti módban átsiklunk a hibák felett. Ne csak a kinézetet és a helyesírást ellenőrizzük, hanem a linkeket is, kattintsunk rá mindegyikre. (Egy tipp: vigyük az egér mutatóját a link fülé, és nyomjuk meg a középső görgetőt, ekkor egy új ablakban (vagy fülön) nyílik meg a link, de fő munkaablak nem fog becsukódni – próbáljuk ki!).